Handle POS पर अपने लिकर स्टोर की इन्वेंटरी चलाना

1 · प्रोडक्ट सही सेट करें

फ़ॉर्म के पाँच फ़ील्ड 90% काम करते हैं। एक बार सही भरें — रिसीविंग, री-ऑर्डर और उम्र-जाँच अपने आप चलेंगे।

अतिरिक्त बारकोड (केस और पैक)

1. प्रोडक्ट फ़ॉर्म में More barcodes / SKUs खोजें।
2. केस का बारकोड स्कैन करें, units per scan डालें (12-पैक केस के लिए 12), और पूरा केस बेचते हों तो केस-प्राइस भी।
3. सेव करें। रजिस्टर पर कैशियर कोई अनजान पैक-कोड स्कैन करे तो वहीं 🔗 Link to existing item का विकल्प मिलता है।

साइज़ (750ml बनाम 1.75L)

हर साइज़ अपना अलग प्रोडक्ट है — अपना बारकोड, दाम और स्टॉक। इन्हें जोड़ें: छोटे साइज़ पर Variant of में बेस प्रोडक्ट चुनें और लेबल दें ("375ml")। Brand भी भरें — 10,000 बोतलों का कैटलॉग भी सधा रहता है।

2 · डिलीवरी रिसीव करें

डिस्ट्रीब्यूटर ने इनवॉइस पहले ही टाइप कर रखी है — दोबारा मत टाइप कीजिए। दो रास्ते, दोनों एक ही समीक्षा-स्क्रीन पर पहुँचते हैं।

रास्ता 1 — रेप की भेजी फ़ाइल

1. डिस्ट्रीब्यूटर से इनवॉइस CSV फ़ाइल के रूप में माँगें (हर बड़ी कंपनी देती है)।
2. Vendor चुनें, इनवॉइस नंबर लिखें, फ़ाइल चुनें।
3. Preview दबाएँ। हर लाइन बोतल या केस बारकोड से आपके प्रोडक्ट से मिलती है, और दिखता है पुराना कॉस्ट → नया कॉस्ट → नया मार्जिन। 15% से कम मार्जिन लाल निशान पाता है।
4. जो लागू करना है वह टिक करें: कॉस्ट अपडेट, स्टॉक जोड़ें, दाम अपडेट, नए आइटम बनाएँ। कोई भी लाइन अनटिक करके छोड़ सकते हैं।
5. Apply दबाएँ। कॉस्ट अपडेट, स्टॉक अंदर (केस × पैक), नए आइटम बन गए — और डिलीवरी इनवॉइस नंबर के साथ रिसीव्ड परचेज़ ऑर्डर के रूप में दर्ज हो गई।

रास्ता 2 — काउंटर पर रखी काग़ज़ की इनवॉइस

1. उसी स्क्रीन पर 📷 photo of a paper invoice टैप करें और फोटो लें (सीधी, अच्छी रोशनी में)।
2. डिवाइस वहीं पढ़ लेता है (कहीं अपलोड नहीं होता)। कोई लाइन ग़लत पढ़ी हो तो सुधार लें।
3. Preview दबाएँ — आगे वही समीक्षा-और-Apply वाला तरीका।

3 · ऑर्डर जो खुद बन जाएँ

ज़रूरी आइटम पर एक बार री-ऑर्डर लेवल सेट करें; उसके बाद स्टोर आपको बताएगा कब खरीदना है।

1. एक बार: तेज़ बिकने वाले आइटम पर लेवल ("6 पर बताओ") और मात्रा ("24 मँगाओ") सेट करें। बिना लेवल वाले आइटम कभी तंग नहीं करते।
2. स्टॉक लेवल तक गिरते ही तीन जगह दिखेगा: Inventory टाइल पर लाल ▼ low बैज, दिन में एक बार साइन-इन पर सूचना, और रात के ईमेल में सूची।
3. Purchase orders → ⚡ Auto-PO from low stock टैप करें। कम आइटम वेंडर-वार, री-ऑर्डर मात्रा और ताज़ा कॉस्ट के साथ तैयार मिलते हैं। हर वेंडर पर Create PO टैप करें।
4. PO खोलें → 📧 Email to vendor। साफ़-सुथरा ऑर्डर रेप के इनबॉक्स में, और PO "ordered" हो गया। (वेंडर भाड़ा या शुल्क लेता हो तो PO पर जोड़ दें।)
5. ट्रक आया → PO खोलें → Receive items। जो सच में आया वही भरें — अधूरी लाइनें पार्शियल रहती हैं, कॉस्ट वहीं सुधार सकते हैं।

4 · इन्वेंटरी गिनें

स्टॉकटेक वह जगह है जहाँ कंप्यूटर के आँकड़े शेल्फ़ के आँकड़ों से मिलते हैं। हफ़्ते में एक सेक्शन — पूरी दुकान एक रात में कभी नहीं।

1. काउंट खोलें और सेक्शन का नाम दें ("व्हिस्की वाल", "बीयर केव")।
2. सेक्शन में घूमें: हर आइटम स्कैन करें, जितने दिखें उतने भरें। केस वाले आइटम में Cases बॉक्स है — 3 केस + 4 खुली, हिसाब खुद हो जाता है।
3. गिनती रोक कर बाद में जारी रख सकते हैं — रजिस्टर पर बुलाए जाने पर काउंट खुला रहता है।
4. अंत में वैरिएंस टेबल पढ़ें: गिनती और अपेक्षित का हर फ़र्क़ — यूनिट में और कॉस्ट पर डॉलर में।
5. Post से स्टॉक गिनती पर सेट होता है (हर बदलाव दर्ज), या Void से गिनती रद्द। सिर्फ़ गिने हुए आइटम ही बदलते हैं।

5 · चोरी-नुकसान पकड़ें

स्टॉकटेक बताता है क्या गया और कितने का। Loss Prevention रिपोर्ट बताती है कैमरे में कौन-सा मिनट देखना है।

• रिपोर्ट हर जोखिम-भरे पल की समय-चिह्नित टाइमलाइन है: वॉयड, रिफ़ंड, नो-सेल, कैश पे-आउट, बड़े डिस्काउंट और दराज़ का हर खुलना।
• हर पंक्ति में सटीक समय है — DVR उसी मिनट पर ले जाएँ और देखें काउंटर पर सच में क्या हुआ।
• कर्मचारी-वार टेबल दिखाती है कौन सबसे ज़्यादा वॉयड करता है, कौन रिफ़ंड, किसकी दराज़ कम निकलती है। पैटर्न, आरोप नहीं — पर पैटर्न बताते हैं पहले कहाँ देखना है।
• वैकल्पिक: काउंटर फोटो चालू करें (Settings → Register security) — जोखिम की घटनाओं पर रजिस्टर का कैमरा काउंटर की फोटो लेता है; फोटो आपके ही स्टोर में रहती हैं और रिपोर्ट में दिखती हैं।

6 · केग डिपॉज़िट

आपके केग किसके पास हैं और आप कितनी डिपॉज़िट रक़म रखे हैं — बिना कॉपी-पेन के।

केग बाहर जाए

1. बिक्री सामान्य तरीक़े से करें (केग + डिपॉज़िट लाइन)।
2. Kegs → ＋ Keg going out टैप करें: ग्राहक का नाम-फ़ोन, कौन-सा केग, डिपॉज़िट रक़म। सेव।

केग वापस आए

1. Kegs टैप करें, ग्राहक खोजें, ↩ Returned टैप कर पुष्टि करें।
2. दराज़ खुलती है और डिपॉज़िट पे-आउट के रूप में दर्ज होता है — दिन का Z और कैश काउंट खुद ईमानदार रहते हैं।

Kegs स्क्रीन हमेशा दिखाती है कौन-कौन से केग बाहर हैं और कुल कितनी डिपॉज़िट रक़म आपके पास है।

7 · उम्र-जाँच, प्रतिबंधित समय और डिपॉज़िट

कैटेगरी स्तर पर एक बार सेट करें — रजिस्टर हर बिक्री, हर शिफ़्ट में लागू करेगा, चाहे आप दुकान में हों या नहीं।

• Age required: Spirits/Wine/Beer पर 21 सेट करें। उस कैटेगरी का कोई भी आइटम चेकआउट पर ID-जाँच अनिवार्य कर देता है — लाइसेंस स्कैन होते ही ग्राहक की उम्र दिखती है, एक्सपायर्ड या कम-उम्र ID ब्लॉक। हर जाँच Age Verification रिपोर्ट में दर्ज — इंस्पेक्टर के लिए आपका सबूत।
• ⏰ Restricted sale hours: आपके राज्य के नियम, दिन-वार ("रवि 12:30 PM–11:45 PM")। समय के बाहर रजिस्टर बिक्री ही नहीं होने देता।
• बोतल डिपॉज़िट (जहाँ लागू): प्रोडक्ट पर सेट करें; रसीद में अपनी लाइन, रिपोर्ट में अपना जोड़।
• No reward points: जिन कैटेगरी में पॉइंट नहीं बनने चाहिए, वहाँ टिक करें — बस नहीं बनेंगे।

8 · राज्य की लिकर रिपोर्ट

राज्य या अकाउंटेंट पूछे "बीयर, वाइन, स्पिरिट कितनी बिकी" — यह दो मिनट का जवाब है।

1. तारीख़ चुनें (मासिक फ़ाइलिंग के लिए MTD चिप)।
2. कार्ड पढ़ें: शुद्ध बिक्री (कर से पहले), यूनिट, वसूला कर — रिफ़ंड पहले ही घटाए हुए। नीचे: कैटेगरी-वार, दिन-वार, और हर प्रोडक्ट साइज़-UPC के साथ।
3. ⬇ Download CSV से प्रोडक्ट-वार फ़ाइल, या 🖨 Print।

यह आपके बीयर/वाइन/स्पिरिट विभागों को नाम से खुद पहचान लेती है। राज्य को कोई ख़ास फ़ाइल-फ़ॉर्मैट चाहिए तो Handle POS सपोर्ट को बताएँ — सटीक फ़ॉर्मैट माँग पर बनते हैं।

9 · अपने आँकड़े जानें

हर इम्पोर्ट की गई इनवॉइस ने कॉस्ट ताज़ा रखे — इसलिए ये स्क्रीनें असली मुनाफ़ा दिखाती हैं, अंदाज़ा नहीं।

• Overview: आज/हफ़्ता/महीना — बिक्री, मुनाफ़ा, औसत बिल, व्यस्त घंटे, टॉप बोतलें, कर्मचारी-वार।
• Inventory रिपोर्ट: आपकी शेल्फ़ें अभी कॉस्ट पर कितने की हैं। यही आपकी सबसे बड़ी पूँजी है — नज़र रखें।
• दैनिक ईमेल: Settings → System → Daily email report। पूरा दिन + लो-स्टॉक सूची, हर रात इनबॉक्स में।
• QuickBooks: Dashboard → Accounting → QuickBooks export। प्रति दिन एक संतुलित जर्नल — अकाउंटेंट को फ़ाइल थमाइए, डेटा-एंट्री ख़त्म।