Cómo manejar el inventario de su licorería con Handle POS

1 · Configure bien cada producto

Cinco campos del formulario hacen el 90% del trabajo. Configúrelos bien una vez y la recepción, los pedidos y la verificación de edad funcionan solos.

Códigos adicionales (caja y paquete)

1. En el formulario del producto, busque More barcodes / SKUs.
2. Escanee el código de la caja, ponga las unidades por escaneo (12 para una caja de 12) y un precio de caja si la vende completa.
3. Guarde. Si un cajero escanea un código de paquete desconocido en la caja, el sistema ofrece 🔗 Link to existing item ahí mismo.

Tamaños (750ml vs 1.75L)

Cada tamaño es su propio producto con su código, precio y stock. Enlácelos: en los tamaños menores, use el campo Variant of hacia el producto base y póngale etiqueta ("375ml"). Asigne también la Brand — mantiene navegable un catálogo de 10,000 botellas.

2 · Reciba una entrega

El distribuidor ya capturó su factura — no la vuelva a teclear. Dos caminos, ambos terminan en la misma pantalla de revisión.

Camino 1 — el archivo que le manda su representante

1. Pida la factura como archivo CSV (todas las distribuidoras grandes lo ofrecen).
2. Elija el Vendor, escriba el número de factura, seleccione el archivo.
3. Presione Preview. Cada línea se empareja con sus productos por código de botella o de caja, y ve costo anterior → costo nuevo → margen nuevo por artículo. Lo que quede bajo 15% de margen se marca en rojo.
4. Marque lo que quiere aplicar: actualizar costos, sumar stock, actualizar precios, crear artículos nuevos. Desmarque cualquier renglón para omitirlo.
5. Presione Apply. Los costos se actualizan, el stock entra (cajas × unidades) — y la entrega queda registrada como orden de compra recibida con su número de factura.

Camino 2 — la factura de papel sobre el mostrador

1. En la misma pantalla, toque 📷 foto de una factura de papel y tome la foto (derecha, con buena luz).
2. El equipo la lee ahí mismo (no se sube a ningún lado). Corrija cualquier línea mal leída.
3. Presione Preview — de ahí en adelante es el mismo flujo de revisar y aplicar.

3 · Pedidos que se hacen solos

Fije un nivel de reorden una vez por artículo importante; de ahí en adelante la tienda le avisa a usted cuándo comprar.

1. Una sola vez: en sus productos de movimiento, fije el nivel ("avíseme en 6") y la cantidad ("pida 24"). Los artículos sin nivel nunca molestan.
2. Cuando algo baja a su nivel lo verá de tres formas: el distintivo rojo ▼ low en el mosaico de Inventario, un aviso una vez al día al iniciar sesión, y la lista en su correo nocturno.
3. Vaya a Purchase orders → toque ⚡ Auto-PO from low stock. Sus artículos bajos aparecen agrupados por proveedor, con su cantidad de reorden y último costo. Toque Create PO por proveedor.
4. Abra la orden → 📧 Email to vendor. Un pedido limpio llega al correo de su representante y la orden pasa a "ordered". (Agregue flete o cargos en la orden si el proveedor los cobra.)
5. Llega el camión → abra la orden → Receive items. Capture lo que de verdad llegó — las líneas incompletas quedan abiertas como parciales, y puede corregir un costo al momento.

4 · Cuente su inventario

El conteo físico es donde los números de la computadora se encuentran con los del anaquel. Haga una sección por semana — nunca toda la tienda en una noche dolorosa.

1. Abra un conteo y póngale el nombre de la sección ("Pared de whisky", "Cava de cerveza").
2. Recorra la sección: escanee cada artículo y teclee cuántos ve. Los artículos en caja tienen su casilla de Cases — 3 cajas + 4 sueltas, el sistema hace la cuenta.
3. El conteo se puede pausar — queda abierto si lo llaman a la caja.
4. Al terminar, lea la tabla de variaciones: cada diferencia entre lo contado y lo esperado, en unidades y en dólares al costo.
5. Post ajusta el stock a lo contado (cada cambio queda registrado), o Void descarta el conteo. Solo se tocan los artículos que usted contó.

5 · Detecte las pérdidas

El conteo le dice qué falta y cuánto le costó. El reporte de Prevención de Pérdidas le dice en qué minuto revisar las cámaras.

• El reporte es una línea de tiempo con hora exacta de cada momento de riesgo: cancelaciones, devoluciones, aperturas sin venta, salidas de efectivo, descuentos grandes y cada apertura del cajón.
• Cada fila tiene la hora exacta — salte su DVR a ese minuto y vea qué pasó de verdad en el mostrador.
• La tabla por empleado muestra quién cancela más, quién devuelve más, a quién le falta cajón. Patrones, no acusaciones — pero los patrones dicen dónde mirar primero.
• Opcional: active las fotos de mostrador (Settings → Register security) y la cámara del equipo fotografía el mostrador en cada evento de riesgo. Las fotos quedan en su propia tienda y aparecen en el reporte.

6 · Depósitos de barriles

Quién tiene sus barriles y cuánto dinero de depósito guarda usted — sin cuaderno de espiral.

Sale un barril

1. Cobre la venta normal (barril + su línea de depósito).
2. Toque Kegs → ＋ Keg going out: nombre y teléfono del cliente, cuál barril, monto del depósito. Guarde.

Regresa el barril

1. Toque Kegs, busque al cliente, toque ↩ Returned, confirme.
2. El cajón se abre y el depósito queda registrado como salida de efectivo — el arqueo y el reporte Z del día cuadran sin que usted haga nada.

La pantalla de Kegs siempre muestra cada barril afuera y el total de depósitos que usted retiene.

7 · Edad, horarios restringidos y depósitos

Configure esto una vez a nivel de categoría y la caja lo hace cumplir en cada venta, en cada turno, esté usted o no.

• Edad requerida: ponga 21 en Licores/Vino/Cerveza. Cualquier artículo de esa categoría obliga la verificación de identificación al cobrar — se escanea la licencia, la caja muestra la edad del cliente y bloquea identificaciones vencidas o de menores. Cada verificación queda en el reporte Age Verification — su comprobante si la autoridad pregunta.
• ⏰ Horarios de venta restringidos: las reglas de su estado, por día ("Dom 12:30 PM–11:45 PM"). La caja rechaza la venta fuera de horario — sin depender de la memoria del cajero nuevo.
• Depósito de envase (donde aplique): fíjelo en el producto; sale como línea propia en el recibo y suma a su propio reporte.
• No reward points: márquelo en categorías que no deben acumular puntos — simplemente no acumulan.

8 · El reporte estatal de licores

Cuando el estado o su contador pregunte "cuánta cerveza, vino y licor vendió" — esta es la respuesta de dos minutos.

1. Elija el rango de fechas (el botón MTD para la declaración mensual).
2. Lea las tarjetas: venta neta (antes de impuestos), unidades, impuesto cobrado — con devoluciones ya restadas. Abajo: por categoría, por día y cada producto con tamaño y código.
3. Toque ⬇ Download CSV para el archivo por producto, o 🖨 Print.

Encuentra sus departamentos de cerveza/vino/licores automáticamente por nombre. Si su estado exige un formato de archivo específico, avise a soporte de Handle POS — los formatos exactos se construyen a pedido.

9 · Conozca sus números

Como cada factura importada mantuvo los costos al día, estas pantallas muestran ganancia real — no estimaciones.

• Overview: hoy/semana/mes — ventas, ganancia, ticket promedio, horas pico, botellas más vendidas, por empleado.
• Reporte de inventario: cuánto valen sus anaqueles al costo, ahora mismo. Ese número es su mayor activo — vigílelo.
• Correo diario: Settings → System → Daily email report. El día completo más su lista de stock bajo, en su correo cada noche.
• QuickBooks: Dashboard → Accounting → QuickBooks export. Una póliza balanceada por día — entréguela a su contador y olvídese de la captura.