إدارة مخزون متجر المشروبات على نظام Handle POS

1 · إعداد المنتج بشكل صحيح

خمسة حقول في النموذج تقوم بـ90% من العمل. اضبطها مرة واحدة، فيعمل الاستلام وإعادة الطلب والتحقق من العمر تلقائياً.

باركودات إضافية (الصندوق والعبوة)

1. في نموذج المنتج ابحث عن More barcodes / SKUs.
2. امسح باركود الصندوق، وحدد units per scan (12 لصندوق 12)، وسعر الصندوق إن كنت تبيعه كاملاً.
3. احفظ. إذا مسح الكاشير باركود عبوة غير معروف على الكاشير، يظهر خيار 🔗 Link to existing item فوراً.

الأحجام (750 مل مقابل 1.75 لتر)

كل حجم منتج مستقل بباركوده وسعره ومخزونه. اربطها: في الأحجام الأصغر استخدم حقل Variant of نحو المنتج الأساسي مع تسمية ("375ml")، وحدد Brand — فيبقى كتالوج من 10,000 زجاجة سهل التصفح.

2 · استلام البضاعة

الموزّع كتب الفاتورة مسبقاً — لا تكتبها مرة أخرى. طريقتان، وكلتاهما تنتهيان بشاشة المراجعة نفسها.

الطريقة الأولى — ملف من المندوب

1. اطلب الفاتورة كملف CSV (كل الموزعين الكبار يوفرونه).
2. اختر Vendor، واكتب رقم الفاتورة، واختر الملف.
3. اضغط Preview. كل سطر يُطابق منتجاتك بباركود الزجاجة أو الصندوق، وترى التكلفة القديمة ← الجديدة ← الهامش الجديد لكل صنف، مع علامة حمراء لما يقل هامشه عن 15%.
4. حدد ما تريد تطبيقه: تحديث التكلفة، إضافة المخزون، تحديث الأسعار، إنشاء أصناف جديدة. ألغِ تحديد أي سطر لتخطيه.
5. اضغط Apply. تتحدث التكاليف ويدخل المخزون (صناديق × عبوات) — وتُسجَّل التسليمة كأمر شراء مستلَم برقم الفاتورة.

الطريقة الثانية — فاتورة ورقية على الطاولة

1. في الشاشة نفسها اضغط 📷 photo of a paper invoice والتقط الصورة (مستقيمة وبإضاءة جيدة).
2. الجهاز يقرؤها محلياً (لا يُرفع شيء لأي مكان). صحّح أي سطر قُرئ خطأ.
3. اضغط Preview — ثم نفس مسار المراجعة والتطبيق.

3 · طلبات تكتب نفسها

حدد مستوى إعادة الطلب مرة واحدة للأصناف المهمة؛ وبعدها المتجر هو من يخبرك متى تشتري.

1. مرة واحدة: على الأصناف السريعة، حدد المستوى ("نبّهني عند 6") والكمية ("اطلب 24"). الأصناف بلا مستوى لا تزعجك أبداً.
2. عند انخفاض المخزون تراه بثلاث طرق: شارة حمراء ▼ low على مربع Inventory، وتنبيه مرة يومياً عند تسجيل الدخول، والقائمة في بريدك الليلي.
3. اذهب إلى Purchase orders ← اضغط ⚡ Auto-PO from low stock. تظهر الأصناف الناقصة مجمّعة حسب المورد بكمياتها وتكلفتها الأخيرة. اضغط Create PO لكل مورد.
4. افتح الطلب ← 📧 Email to vendor. يصل طلب مرتب لبريد المندوب ويتحول الطلب إلى "ordered". (أضف الشحن أو الرسوم إن كان المورد يحصّلها.)
5. وصلت الشاحنة ← افتح الطلب ← Receive items. أدخل ما وصل فعلاً — الأسطر الناقصة تبقى مفتوحة جزئياً، ويمكنك تصحيح التكلفة فوراً.

4 · جرد المخزون

الجرد هو لقاء أرقام الحاسوب بأرقام الرف. قسم واحد كل أسبوع — وليس المتجر كله في ليلة شاقة.

1. افتح جرداً وسمِّه باسم القسم ("جدار الويسكي"، "ثلاجة البيرة").
2. تجول في القسم: امسح كل صنف وأدخل العدد الموجود. الأصناف المعبأة لها خانة Cases — 3 صناديق + 4 مفردة، والحساب تلقائي.
3. الجرد قابل للإيقاف — يبقى مفتوحاً إن استُدعيت إلى الكاشير.
4. عند الانتهاء اقرأ جدول الفروقات: كل فرق بين المعدود والمتوقع، بالوحدات وبالدولار على التكلفة.
5. Post يضبط المخزون على المعدود (كل تغيير مسجل)، أو Void يلغي الجرد. لا يتأثر إلا ما عددته.

5 · كشف النقص والسرقة

الجرد يخبرك ماذا نقص وكم كلفك. وتقرير منع الخسائر يخبرك أي دقيقة تراجع في الكاميرات.

• التقرير خط زمني موقّت لكل لحظة خطرة: الإلغاءات، الاسترجاعات، فتح الدرج بلا بيع، صرف النقد، الخصومات الكبيرة، وكل فتح للدرج.
• كل سطر بوقته الدقيق — انقل جهاز التسجيل DVR إلى تلك الدقيقة وشاهد ما حدث فعلاً عند الطاولة.
• جدول الموظفين يظهر من يُلغي أكثر، من يسترجع أكثر، ودرج من يأتي ناقصاً. أنماط لا اتهامات — لكن الأنماط تدلك أين تنظر أولاً.
• اختياري: فعّل صور الطاولة (Settings → Register security) فيلتقط جهاز الكاشير صورة للطاولة عند كل حدث خطر؛ الصور تبقى في متجرك وتظهر في التقرير.

6 · عربون البراميل

من معه براميلك وكم من مال العربون تحتفظ به — بلا دفتر ملاحظات.

خروج برميل

1. سجّل البيع كالمعتاد (البرميل + سطر العربون).
2. اضغط Kegs → ＋ Keg going out: اسم العميل وهاتفه، أي برميل، ومبلغ العربون. احفظ.

عودة البرميل

1. اضغط Kegs، جد العميل، اضغط ↩ Returned، وأكّد.
2. يفتح الدرج ويُسجَّل العربون كصرف نقدي — فيبقى عدّ الدرج وتقرير Z اليومي صادقين دون أي جهد منك.

شاشة Kegs تعرض دائماً كل برميل بالخارج وإجمالي العربون الذي تحتفظ به.

7 · التحقق من العمر والأوقات المقيدة والعربون

اضبطها مرة واحدة على مستوى الفئة، فيفرضها الكاشير في كل بيع وكل وردية، سواء كنت في المتجر أم لا.

• Age required: ضع 21 على فئات الخمور والنبيذ والبيرة. أي صنف فيها يفرض فحص الهوية عند الدفع — تُمسح الرخصة فيظهر عمر العميل فوراً، وتُحظر الهويات المنتهية أو دون السن. كل فحص مسجل في تقرير Age Verification — حجتك أمام المفتش.
• ⏰ Restricted sale hours: قواعد ولايتك لكل يوم ("الأحد 12:30–23:45"). الكاشير يرفض البيع خارج الوقت — بلا اعتماد على ذاكرة كاشير جديد.
• عربون العبوات (حيث يُطبق): حدده على المنتج؛ يظهر سطراً مستقلاً في الإيصال وتقريره الخاص.
• No reward points: علّمها على الفئات التي لا يجوز أن تكسب نقاطاً — فلا تكسب.

8 · تقرير الولاية للمشروبات

حين تسأل الولاية أو المحاسب "كم بعت من البيرة والنبيذ والمشروبات الروحية" — هذا جواب الدقيقتين.

1. اختر الفترة (زر MTD للتقديم الشهري).
2. اقرأ البطاقات: صافي المبيعات (قبل الضريبة)، الوحدات، الضريبة المحصلة — والاسترجاعات مخصومة مسبقاً. وتحتها: حسب الفئة واليوم وكل منتج بحجمه وباركوده.
3. اضغط ⬇ Download CSV لملف المنتجات، أو 🖨 Print.

يتعرف على أقسام البيرة/النبيذ/المشروبات تلقائياً من أسمائها. وإن طلبت ولايتك تنسيق ملف محدد، أخبر دعم Handle POS — التنسيقات الدقيقة تُبنى عند الطلب.

9 · اعرف أرقامك

لأن كل فاتورة استوردتها حدّثت التكاليف، تعرض هذه الشاشات ربحاً حقيقياً — لا تخميناً.

• Overview: اليوم/الأسبوع/الشهر — المبيعات، الربح، متوسط الفاتورة، ساعات الذروة، أكثر الزجاجات مبيعاً، ولكل موظف.
• تقرير المخزون: كم تساوي رفوفك بالتكلفة الآن. هذا أكبر أصولك — راقبه.
• البريد اليومي: Settings → System → Daily email report. اليوم كاملاً مع قائمة النواقص، في بريدك كل ليلة.
• QuickBooks: Dashboard → Accounting → QuickBooks export. قيد يومية متوازن لكل يوم — سلّمه لمحاسبك ووفّر الإدخال اليدوي.